So organisieren Sie Ihr Messegeschäft

* Die Berechnungen verwenden die Durchschnittsdaten für die Welt

Die Teilnahme an einer Fachausstellung kann eine gute Möglichkeit für ein Unternehmen sein, seine Produkte zu bewerben. Daher ist diese Art von Geschäft gefragt, und der Veranstalter der Ausstellung kann auf einen konstanten Zustrom von Kunden zählen. Gleichzeitig kann die Ausstellung völlig unterschiedliche Arten menschlicher Aktivitäten abdecken, sodass immer die Möglichkeit besteht, eine noch nicht von Wettbewerbern genutzte Nische zu finden.

Auf Ausstellungen werden Exponate präsentiert, die sich auf den wirtschaftlichen Bereich, einschließlich der Landwirtschaft, sowie auf den wissenschaftlichen und technischen Bereich und sogar auf die Kultur beziehen. Manchmal wird die Durchführung einer Ausstellungsveranstaltung zur effektivsten Werbemaßnahme, während sie zumeist von potenziellen Kunden besucht wird, die sich sofort vor Ort mit Produkten (und sogar Dienstleistungen) vertraut machen und ihre Wahl treffen können. All dies macht das Messegeschäft vielversprechend und verbreitet sich weiter.

In Großstädten gibt es jedoch in der Regel bereits große Ausstellungskomplexe, die den meisten großen Unternehmen bekannt sind, und die Teilnahme an den Ausstellungen dieses Hauptakteurs ist bereits der Schlüssel zum Erfolg. In diesem Fall hat der Neuling jedoch die Möglichkeit, sein Marktsegment zu erobern, neue Nischen zu eröffnen oder profitablere Dienstleistungen anzubieten. Nicht jeder Unternehmer kann es sich leisten, an einer großen Messe teilzunehmen, da der Einstiegspreis für einen erfolgreichen Messeveranstalter in der Regel sehr hoch ist.

In dieser Hinsicht wird eine ordnungsgemäß beworbene Ausstellung auch die Besucher anziehen können, während der Preis für ihre Organisation nicht niedriger sein wird als in dem bekannten Komplex. Einige Unternehmer, insbesondere auf dem Gebiet der Kunst, organisieren sogar Sonderausstellungen wie U-Bahn, die ihr eigenes, ein gewisses, vom Hauptkontingent verschiedenes Kontingent anziehen. Darüber hinaus kann eine solche Veranstaltung noch erfolgreicher werden als die in der ganzen Stadt bekannte. Im Allgemeinen ist die Organisation von Ausstellungen eine Art Kunst. Die Kunst der Werbung. Mit einem kreativen Ansatz und einem guten Marketingkonzept können Sie sogar für eine Veranstaltung werben, die auf den ersten Blick uninteressant erscheint.

Jeder Neueinsteiger, der Ausstellungen organisieren möchte, hat auch die Möglichkeit, das für ihn bequemste Arbeitsschema zu wählen, und selbst mit einem kleinen Startkapital können Sie in diesen relativ unfreien Markt einbrechen. Nach eingehenderer Betrachtung wird jedoch deutlich, dass fast alle möglichen Nischen nur in Städten von bundeswichtiger Bedeutung besetzt sind (aber auch dort gibt es bei der ursprünglichen Idee die Möglichkeit, an Beliebtheit zu gewinnen), in anderen Siedlungen gibt es in der Regel ein oder zwei große Handels- und Ausstellungskomplexe, die jedem Einwohner der Stadt bekannt sind, und mehrere Ausstellungen von "Interessen", die sich nur mit einem bestimmten Bereich oder Thema befassen. Das heißt, in den Regionen hindert fast nichts die Kreativen daran, ihren Platz einzunehmen und den Partnern und Verbrauchern etwas Neues und Originelles zu bieten.

Messegeschäft ist ein Konzept, das mehrere verwandte, aber leicht unterschiedliche Arten von Aktivitäten kombinieren kann. Ein wichtiger Unterschied ist, ob eine Messe oder kulturelle Unterhaltung organisiert wird. Gleichzeitig können auch Wirtschaftsunternehmen eine einfache Ausstellung ihrer Exponate (z. B. Weiterentwicklungen) organisieren, um die Aufmerksamkeit auf ihre Produkte zu lenken, sie aber nicht zu handeln. Umgekehrt kann beispielsweise eine Ausstellung von Gemälden ganz auf die Umsetzung der Exponate abzielen.

Für einen Unternehmer ist es jedoch besser, mit möglichst vielen Optionen umzugehen, da es sehr schwierig sein kann, Partner zu gewinnen, die bereit sind, ihre Exponate vor allem auf den ersten Blick auszustellen. Nachdem Sie eine bestimmte Nische besetzt und sich einen Namen gemacht haben, lohnt es sich, über die selektive Herangehensweise an diejenigen nachzudenken, die an der Ausstellung teilnehmen möchten. Zunächst ist es besser, eine Idee nur dann aufzugreifen, wenn sie von den Wettbewerbern nicht aktiv genutzt wird.

Für den Einstieg lohnt es sich, sich als Unternehmen zu registrieren. In diesem Fall können Sie sowohl einen Einzelunternehmer als auch eine juristische Person registrieren, von denen LLC - eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung - bevorzugt wird. Dies ist darauf zurückzuführen, dass genau diese Formen das vereinfachte Steuersystem nutzen und 15% (des Betriebsgewinns) oder 6% (des Einkommens) zugunsten des Staates zahlen dürfen. Zu diesem Zweck lohnt es sich, etwa 20 000 Rubel bereitzustellen, wobei ein Teil dieses Betrags direkt für die Zahlung der staatlichen Gebühr und ein Teil für andere bürokratische Kosten verwendet wird. Mit der Zeit dauert der Registrierungsvorgang selten länger als einen Monat.

Für die Arbeit wird der Code (OKPD 2) 82.30 verwendet. Dienste für die Organisation von Konferenzen und Messen, aber Sie können auch (OKPD 2) 93.29 Sonstige Unterhaltungs- und Erholungsdienste eingeben. Im ersten Fall wird es, wie aus der Definition hervorgeht, möglich sein, direkt Fachveranstaltungen zu organisieren, im zweiten Fall die Besucher einzuladen, sich einfach mit den Exponaten vertraut zu machen. Wenn Sie nicht alle rechtlichen Fragen selbstständig regeln möchten, können Sie sich an ein spezialisiertes Unternehmen wenden, das sich so schnell wie möglich für einen Unternehmer anmeldet und sogar Rechtsbeistand leistet. Aber das alles wird natürlich nicht umsonst sein.

Für die weitere Arbeit lohnt es sich zu entscheiden, ob der Unternehmer über eigene Räumlichkeiten verfügt oder ständig neue Flächen anmietet. Im ersten Fall wird er die Möglichkeit haben, sein Gebäude vollständig zu veräußern, Ausstellungen zu einem für die Wirtschaft günstigen Zeitpunkt abzuhalten und das Gelände sogar für andere Zwecke und nicht nur für Ausstellungen zu nutzen. Andernfalls müssen Sie für jede neue Veranstaltung einen neuen Raum finden und mit dem Eigentümer eine tägliche oder sogar stündliche Miete aushandeln.

In dieser Art von Geschäft ist es ideal, wenn ein Geschäftsmann bereits einen großen Raum besitzt - mindestens 100 m2, aber selbst eine solche Plattform kann als klein bezeichnet werden, da einige Ausstellungen auf einer Fläche von bis zu 700 m2 stattfinden. Dann hat der Unternehmer die Aufgabe, das bestehende Gebäude für die Ziele seines Geschäfts auszurüsten und nicht ständig Zeit und Geld für die Suche und Einrichtung der Räumlichkeiten aufzuwenden. Und es lohnt sich nur, wenn die Räumlichkeiten nicht vermietet werden, da Sie die Miete monatlich zahlen müssen. Dies ist eine zusätzliche Geldverschwendung, da manchmal alle paar Monate Veranstaltungen stattfinden. Wenn Ihre Site nicht verfügbar ist, ist es daher besser, sie direkt nur für die Veranstaltung selbst zu mieten und bereits gemietete Räumlichkeiten zu vermieten. Es wird jedoch Schwierigkeiten bei der Lieferung von Geräten und deren Installation geben.

Der Standort selbst sollte sich in den Geschäfts- oder zentralen Bereichen der Stadt befinden, da die Besucher für die Ausstellung nicht in die Außenbezirke gehen (oder vielmehr viel weniger). Es ist daher zu rechnen, dass der Mietpreis sehr hoch sein wird. Heute ist es in Großstädten kein Problem mehr, einen Raum zu finden, der stundenweise für Ausstellungen vermietet wird, während 100 m2 zu einem Preis von zweitausend Rubel pro Stunde vermietet werden. In kleinen Städten ist dieser Betrag etwas niedriger.

Der Mietpreis ist in den Eintrittskosten für die Teilnehmer enthalten, daher riskiert der Unternehmer in diesem Aspekt nicht sein eigenes Geld, aber eine zu teure „Eintrittskarte“ kann viele potenzielle Partner abschrecken. Wenn wir den langfristigen Mietvertrag genau berücksichtigen, können Sie eine große Fläche (ca. 500 m2) im Wert von bis zu 10.000 Rubel pro Monat vorfinden, aber Sie müssen sich auf den Vermieter verlassen, um buchstäblich blanke Wände zu liefern. Für die Ausstellung ist dies jedoch noch wahrscheinlicher ein Pluspunkt. In einigen Fällen (insbesondere in den wärmeren Monaten) können Ausstellungen auch im Freien oder in nicht ausgestatteten Räumen (z. B. auf einem ungenutzten Parkplatz) stattfinden. In der Regel suchen sie in solchen Fällen nach den günstigsten Optionen, da sie diese für die jeweilige Ausstellung immer wieder neu ausrüsten müssen. Bei Anwesenheit von mehreren Millionen, wie bereits erwähnt, können die Räumlichkeiten in der Liegenschaft voll eingetauscht werden. Im Falle eines Scheiterns wird dies immer noch eine gute Investition sein, da in Immobilien investiert wird.

Hier finden Sie auch spezielle Büros, die sich direkt mit der Vermietung von Räumlichkeiten für Veranstaltungen befassen. In diesem Fall werden nicht nur die Kosten für die Anmietung der Räumlichkeiten berechnet, sondern auch die vom Vermieter zur Verfügung gestellten Möbel und Geräte. In der Regel handelt es sich hierbei um universelle Dinge. In einigen Fällen kann der Vermieter sogar Regale und Vitrinen zuweisen, sodass der Geschäftsmann keine eigenen mitbringen muss. Dies bedeutet eine erhebliche Einsparung von Transport und Arbeitskräften. Wenn Sie sich mit der ständigen Anmietung neuer Räumlichkeiten befassen müssen, müssen Sie im Allgemeinen Ihre eigenen, wenn auch kleinen Räumlichkeiten haben, da in einem solchen Büro nicht nur die erforderliche Ausrüstung, Möbel und anderes Zubehör aufbewahrt werden, sondern auch spezielle Geräte, mit denen Sie Werbematerialien herstellen können.

Dies sollte eine Maschine für den Großformatdruck (die Kosten der Maschine - von 400 Tausend Rubel) und die entsprechende Peripherie umfassen. Ein Unternehmer muss eine große Anzahl von Werbeartikeln herstellen, und in diesem Fall ist es nicht immer vorteilhaft, mit einer Druckerei von Drittanbietern zusammenzuarbeiten. Mit den gekauften Druckgeräten können Sie zusätzliche Aktivitäten durchführen (die zusätzliche Einnahmen bringen können) und unabhängig Broschüren, Banner und Poster drucken. Partner werden diese Gelegenheit zu schätzen wissen, da sie für die Ausstellung viele Drucksachen benötigen, um für ihre Produkte und Dienstleistungen zu werben. Da die Überzeugung, dass der Veranstalter sich um die gesamte Werbung kümmert, in den Köpfen der Messeteilnehmer entwickelt wird, ist es notwendig, dies zu beachten. Wichtig ist, dass klargestellt wird, dass der Veranstalter die Ausstellung selbst bewirbt und der Teilnehmer sich direkt mit der Werbung für seine Produkte befasst.

Eine typische Kette sieht so aus: Der Veranstalter findet die Teilnehmer und kontaktiert dann die Werbeagentur, die wiederum den Druck der Produkte in der Druckerei anordnet. Sie können also den maximalen Gewinn erzielen, wenn Sie die letzten beiden Teilnehmer in der Kette im Allgemeinen ausschließen. Daher umfasst das Ausstellungsgeschäft auch die Entwicklung von Werbung und deren Druck innerhalb derselben Produktion. Wenn der Veranstalter jedoch nicht über genügend Mittel verfügt, um ein solches Unternehmen zu gründen, müssen Sie sich an die Vermittler wenden.

Viele Menschen werden an der Organisation der Ausstellung selbst beteiligt sein. Der Unternehmer selbst, vielleicht mit Assistenten, sollte sich voll auf die Suche nach Ausstellern einlassen. Es hängt alles davon ab, welches Format der Ausstellung verwendet wird. Einige Unternehmen sind bereit, eine Ausstellung zu organisieren, die sich ausschließlich ihren Aktivitäten widmet. Ausstellungen, die einem bestimmten Tätigkeitsbereich gewidmet sind, funktionieren gut, während Konkurrenten, die versuchen, Besucher auf ihre Stände zu locken, auf demselben Gebiet teilnehmen werden. Wie sie dies erreichen, ist Aufgabe ihrer Darsteller, doch gemeinsam mit dem Veranstalter werden bestimmte Regeln für die Ausstellung festgelegt. Es gibt sogar Ausstellungen, die verschiedene Bereiche der menschlichen Tätigkeit abdecken. Besondere Erwähnung verdienen Ausstellungen von Kunstgegenständen, an solchen Orten werden sie aber auch zu Gütern.

Damit die Ausstellung funktioniert, müssen Sie eine Menge Hilfskräfte einstellen, die bereit sind, Inventar zu bringen, die Ausrüstung zusammenzubauen und andere Arbeiten an der Stromversorgung auszuführen. Es ist wichtig, dass die Ausstellung ordnungsgemäß arrangiert wurde, da der Besucher sie nicht sehr schnell durchgehen oder sich zwischen den Ständen verirren sollte. In der Regel ziehen die Teilnehmer selbst Mitarbeiter an, die Besucher in die Exponate einführen, Quiz- und Zeichenaktionen durchführen, Produkte verkaufen oder Souvenirs verschenken. Die Mitarbeiter des Veranstalters sollten jedoch den Fortgang der Ausstellung überwachen und die Regeln einhalten. Gegebenenfalls lohnt es sich sogar, eine private Sicherheitsfirma zu beauftragen, Sicherheitskräfte für die Dauer der Ausstellung einzusetzen, da sich Schläger überall manifestieren können. Wenn Hintergrundmusik, die Ausstrahlung von Material und dergleichen vorausgesetzt werden, müssen Sie Betreiber einstellen, die technischen Support leisten. Die Verantwortung des Veranstalters liegt auch darin, den Besuchern die Grundvoraussetzungen zu bieten, dh die Verfügbarkeit eines funktionierenden Badezimmers und eines Buffets oder zumindest eines Verkaufsautomaten. Gleichzeitig kann dies auch zusätzlichen Gewinn bringen.

Im Büro arbeiten ständig Marketingfachleute, die den Markt überwachen, die Marktbedürfnisse ermitteln und herausfinden, welche Ausstellungen in naher Zukunft relevant sein werden, welche Ausstellungen von Wettbewerbern durchgeführt werden und welche Art von Veranstaltungen für die Öffentlichkeit nicht interessant sind. Nach Festlegung der Art der Ausstellung müssen sie dem Veranstalter ein Programm zur Bewerbung der Ausstellung zur Verfügung stellen. Allerdings sind ATL-Techniken hier gut, während die Teilnehmer diskutieren, welches Kontingent sie auf der Ausstellung sehen möchten. Werden es normale Menschen sein, unter denen sich wahrscheinlich mindestens ein paar Interessierte befinden werden, und der Rest wird zu Mundpropaganda, werden es potenzielle Geschäftspartner oder Verbraucher sein, die direkt zum Kauf bereit sind. Aber auf die eine oder andere Art und Weise brauchen Sie Ihre eigene Werbekampagne, die verschiedene Methoden anwenden kann.

Die Messe soll nicht nur den Verbrauchern die Produkte der Teilnehmer zur Verfügung stellen, sondern auch das Image des Unternehmens erhalten oder verbessern, das Umsatzwachstum anregen und es dem Hersteller sogar ermöglichen, näher an den Käufer heranzukommen. Wie bereits erwähnt, versuchen einige Unternehmen lediglich, ihre Leistungen zu präsentieren und an der Ausstellung teilzunehmen, um ihren Namen zu behalten. Einige Ausstellungen dienen im Allgemeinen dem ästhetischen Vergnügen der Besucher - wir sprechen natürlich von Ausstellungen der Kultur und Kunst (obwohl es für jemanden ein ästhetisches Vergnügen ist, fortschrittliche technologische Produkte zu beobachten). In direktem Verhältnis dazu wird die Einnahmequelle des Veranstalters ermittelt.

Der einfachste Weg, an Geld zu kommen, ist, wenn der Veranstalter einen festen Betrag für die Organisation der Ausstellung erhält. Meistens ist dies in Zusammenarbeit mit einem Teilnehmer möglich, der lediglich für die Vorführung seiner Produkte zahlt und nicht den Verkauf von Waren zum Ziel hat. Er zahlt den vertraglich vereinbarten Betrag und benötigt keine Berichte. Dies ähnelt einer Werbeagentur.

Die wahrscheinlich häufigste Option ist, wenn die Teilnehmer für den "Eintritt" in die Ausstellung bezahlen und anschließend, abhängig von der Effektivität der Veranstaltung, Gelder an den Veranstalter überweisen. In diesem Fall müssen Sie nach der Ausstellung Extras und Analysegeräte mieten, die einen detaillierten Bericht über den Erfolg der Veranstaltung liefern. Und schließlich gibt es ein System, mit dem Tickets, die an direkte Besucher verkauft werden, zu einer Einnahmequelle werden. Es ist klar, dass dies nur möglich ist, wenn die Ausstellung kultureller und unterhaltender Natur ist. Dies ist wahrscheinlich der riskanteste Arbeitsplan, da ein Unternehmer möglicherweise überhaupt nichts bekommt. In einigen Fällen arbeitet der Unternehmer nur für den Prozentsatz der von den Teilnehmern verkauften Waren, obwohl dies für ihn am häufigsten unrentabel ist.

Matthias Laudanum

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18.08.2013